Evenimentele care vizează mediul profesional se disting într-o oarecare măsură de evenimentele uzuale prin prisma faptului că impun pe alocuri anumite reguli și condiționări, tocmai prin prisma specificului acestora. Un eveniment corporate are un anumit program, iar scopul este în general foarte bine definit în termeni de socializare și networking, teambuilding și dezvoltare. Dacă te ocupi de organizarea unui astfel de eveniment, am pregătit pentru tine un ghid care ar putea să te ajute, venit chiar din spatea specialiștilor Maison Dadoo.
Stabilește bugetul pentru eveniment
Unul dintre cele mai importante aspecte ale planificării este stabilirea bugetului. Acesta poate fi estimat sau calculat, însă de cele mai multe ori se recomandă păstrarea unei marje de eroare pentru situațiile particulare în care anumite detalii s-ar putea să fie greu de prevăzut. De-a lungul experienței de organizare evenimente Maison Dadoo a înțeles că bugetul este cel care stabilește de fapt limitele și permisiunile unui eveniment. Calculat în mod corect, bugetul poate fi acoperitor pentru un eveniment, făcând din acesta o reușită. De aceea este important să pui pe hârtie toate detaliile care țin de latura financiară a evenimentului, pentru a avea o radiografie completă a costurilor.
Deleagă și acoperă cât mai multe zone
Organizarea unui eveniment seamănă cu o bătălie purtată pe mai multe flancuri, iar atunci când vorbim despre evenimente corporate cerințele cresc destul de mult. Pentru că și volumul de muncă este mare, specialiștii atrag atenția asupra nevoii de a delega din sarcini, astfel încât cerințele să fie acoperite în totalitate. Poți face delegarea apelând la o suită de persoane cu care să formezi o echipă cu ajutorul căruia să te poți ocupa de planificare și organizare.
Fă o selecție a furnizorilor
Înainte de a stabili contracte cu furnizorii fă o verificare a acestora. Verifică serviciile de catering și candy-bar, serviciile de patiserie-cofetărie, verifică servicii logistice dacă este cazul, furnizorii de flori și chiar furnizorii de materiale promoționale pentru eveniment. Nu cumpăra de la prima firmă care a trimis oferta ci fă o selecție a furnizorilor, pentru a avea o evidență compactă a costurilor.
Veghează asupra bunei desfășurări a evenimentului
După ce ai asigurat toate detaliile care țin de organizarea temporală și fizică a evenimentului este necesar să fii prezent și activ chiar și în timpul desfășurării acestuia. Asigură-te că toate aspectele evenimentului sunt gestionate și coordonate eficient în timpul desfășurării evenimentului, fiind pregătit să rezolvi orice probleme sau situații neprevăzute, fie în regie proprie, fie delegând și aceste situații.
Cu siguranță organizarea unui eveniment corporate poate fi provocatoare, mai ales datorită situațiilor neprevăzute care pot apărea pe parcurs. Învață de la profesioniști și exersează-ți abilitățile de organizator, iar evenimentele manageriate vor fi întotdeauna de succes. (P)