Marca temporală calificată poate ajuta la dovedirea datei, orei și integrității unui document electronic într-un litigiu.
Ea oferă o prezumție legală importantă și reduce riscul ca momentul existenței documentului să fie contestat doar pe baza formatului electronic.
Marca temporală electronică nu poate fi respinsă ca probă doar pentru că este electronică
Conform Art. 41 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), unei mărci temporale electronice nu i se pot refuza efectele juridice și admisibilitatea ca probă doar pentru că este în format electronic.
Legea 214/2024 (Art. 7) prevede că aplicarea marcării temporale calificate unui document electronic îi conferă acestuia dată și oră certă, în condițiile legii. Prestatorul leagă o amprentă digitală unică a documentului (hash) de data și ora exactă, confirmate de o sursă de timp oficială, sincronizată cu UTC.
O marcă temporală calificată emisă într-un stat membru este recunoscută în toate celelalte state membre ale UE. Totuși, ea nu înlocuiește automat alte formalități cerute de lege pentru anumite documente.
Semnătura electronică și marca temporală nu sunt echivalente
Semnătura electronică și marca temporală sunt două tipuri diferite de servicii digitale de încredere. Cele două instrumente răspund la chestiuni diferite în fața instanței:
- Semnătura electronică calificată identifică semnatarul: certifică cine a semnat documentul și că acea persoană și-a exprimat acordul.
- Marca temporală calificată atestă că documentul exista la un moment precis și că nu a fost modificat de atunci.
Când sunt necesare ambele
Prezența semnăturii electronice și a mărcii temporale pe același document digital poate oferi garanții de identitate și integritate utile în litigii.
De exemplu, o firmă trimite unui client un contract cu reducere valabilă până vineri, ora 18:00. Clientul semnează electronic documentul la 17:52. După câteva zile, apare o dispută: compania susține că documentul a fost semnat după expirarea ofertei.
În acest caz, dacă documentul semnat are și marcă temporală calificată, clientul are o probă tehnică mai solidă privind momentul semnării.
Atenție: data locală a unui fișier poate fi contestată
Orice fișier local are o dată de creare sau modificare. Aceasta poate fi influențată de setările sistemului de operare, motiv pentru care are o valoare probatorie limitată și poate fi contestată mai ușor.
Cinci situații în care marca temporală poate ajuta într-un litigiu
Când două părți implicate într-un litigiu susțin versiuni diferite ale unui contract, o probă tehnică, neutră și verificabilă poate clarifica momentul existenței documentului.
Iată câteva exemple de situații în care o marcă temporală poate susține poziția unei părți într-un litigiu.
Contracte de prestări servicii și dispute privind termenele de livrare
De exemplu, un furnizor de servicii IT susține că a livrat documentația pentru o aplicație pe 15 martie. Clientul afirmă că a primit-o abia pe 28 martie și solicită penalități de întârziere.
Dacă furnizorul a aplicat o marcă temporală calificată, data și ora asociate documentului beneficiază de prezumția legală prevăzută pentru acest tip de serviciu.
Litigii de muncă și notificări HR
În zona relațiilor de muncă, OUG 36/2021 permite folosirea semnăturii electronice avansate sau calificate, însoțită de marcă temporală electronică sau calificată și de sigiliul electronic calificat al angajatorului.
Când apare un litigiu privind data unui preaviz, a unei notificări de concediere sau a unui act adițional de modificare a salariului, marca temporală calificată clarifică data asociată documentului, reducând riscul unor contestații privind momentul sau forma acestuia.
Dispute cu investitorii
Să spunem că un investitor susține că i-a fost promis un procent de 20% din firmă și nu 10%, cât scrie în actul semnat. El prezintă un draft de contract cu procentul de 20%.
Dacă documentul semnat are marcă temporală calificată, aceasta poate susține că versiunea finală exista la data și ora indicate. Într-un litigiu, proba poate ajuta la diferențierea versiunii semnate de un draft modificat ulterior.
Proiecte europene și auditări
În multe programe europene de finanțare, documentele justificative trebuie păstrate mai mulți ani, pentru a putea fi verificate ulterior de auditori.
Marca temporală calificată aplicată pe rapoarte, facturi sau dovezi de implementare poate susține faptul că documentele existau la data declarată. Această probă poate conta într-un audit care verifică eligibilitatea cheltuielilor sau respectarea calendarului proiectului.
Pe ce documente aplici marca temporală
- Orice contract care conține clauze de penalitate, termene de livrare sau condiții de reziliere;
- Corespondența comercială cu efect juridic (acceptări de ofertă, notificări de neconformitate, comunicări privind forța majoră etc.);
- Dovezile digitale precum capturile de ecran, rapoartele de activitate, exporturile din ERP sau CRM;
- Documentele arhivate cum ar fi contractele încheiate, facturi, procese-verbale de recepție.
Marca temporală se aplică individual, pentru fiecare document sau fișier care trebuie asociat unei date și ore certe. De aceea, organizațiile care gestionează volume mari de documente folosesc de obicei pachete adaptate numărului de documente procesate.